Чаще всего вопрос апостиля и легализации документов поднимается, когда документы должны быть использованы в иной стране, чем страна выдачи документа. Каким образом другая страна может проверить подлинность того или другого документа? Тут нам понадобится дополнительное подтверждение  - апостилирования или легализация. В данной статье  мы остановимся на различиях между этими двумя процедурами.

Процедуры зависят не от документа, языка или органа выдачи, а страны, в которой этот документ должен использоваться.

Легализация - это процедура подтверждения документов в странах, которые не присоединились к Гаагской конвенции, которая заключается в установлении консульским должностным лицом соответствия документа с законом страны его выдачи. Важно, что легализация не подтверждает подлинность документа, а только удостоверяет выдачу в соответствующей форме компетентным органом в соответствии с законодательством, и что печать и подпись на документе аутентичны.  

При необходимости процедуру легализации документа должны пройти документы из следующих стран:

Афганистан, Алжир, Ангола, Саудовская Аравия, Бангладеш, Бенин, Бутан, Китай (без учета Специальных Административных Районов Гонконг, Макао), Чад, Египет, Эфиопия, Гамбия, Гана, Гаити, Индонезия, Ирак, Иран, Ямайка, Йемен, Иордания, Камбоджа, Камерун, Канада, Катар, Кения, Конго, Северная Корея, Куба, Кувейт, Лаос, Ливан, Ливия, Мадагаскар, Малайзия, Мавритания, Мозамбик, Непал, Нигер, Нигерия, Пакистан, Палестина, Папуа-Новая Гвинея, Центральноафриканская Республика, Руанда, Сенегал, Сингапур, Сомали, Шри-Ланка, Судан, Сирия, Тайвань, Таиланд, Танзания, Того, Туркменистан, Уганда, Вьетнам, Кот-Д'Ивуар, Замбия, Зимбабве, Объединенные Арабские Эмираты.

Важно помнить, что документы легализуются консульскими учреждениями тех государств, где эти документы должны быть использованы.

В свою очередь, апостиль подтверждает подлинность судебных, нотариальных, коммерческих и других документов, а также право органа на выдачу такого документа. Он удостоверяет печать органа, подпись и должность лица, подписавшего документ. Чаще всего апостиль выдается Министерством Иностранных Дел страны выдачи и используется в странах, которые подписали Гаагскую конвенции в 1961 году (большинство государств мира). Существует определенный список документов, на которые можно получить апостиль непосредственно. Иногда же требуется предварительное подтверждение документа в других органах – в окружном суде, Национальной Экономической Палате или Министерстве здравоохранения. 

Как правило, при предоставлении иностранного документа дополнительно к документу прилагается заверенный перевод. В Польше такой перевод делает присяжный переводчик, который внесен в реестр Министерства Юстиции. Следует ли дополнительно подтверждать присяжные переводы? Несмотря на то, что переводы, сделанные присяжным переводчиком, уже подтверждают документ, при иностранном обороте часто требуется дополнительное получения апостиля непосредственно на переводы. Лучше всего переводить документы уже после того, как получен апостиль на оригиналах, чтобы он содержал также перевод апостиля, так как он выполняется на английском и польском языках, и был сделан из окончательной версии документа, в который ничего потом не добавлялось.

Есть также случаи, когда апостиль не требуется вовсе. Это касается оборота документов на территории Европейского Союза, выданных в государствах-членах ЕС. От февраля 2019 года апостиль не требуется в следующих документах:

• акты гражданского состояния: свидетельство о рождении, браке, смерти, смены имени, способности вступать в брак за рубежом, партнерских отношениях;
• усыновления;
• места жительства или места пребывания;
• гражданства;
• отсутствия записи в уголовном реестре;
• участия в местных выборах и в Европарламент.
  
  

Такой документ, выданный в другом государстве-члене ЕС, должен быть принят в любом польском органе в любом разбирательстве без необходимости требовать его легализацию или апостиль и наоборот. О других же документах нужно узнавать непосредственно в органе или организации, принимающей иностранные документы.